Presidium

Verzoek om tijdelijk ontslag ontvangen van Michael Kalthoff.

Voorstel: agenda vaststellen

Voorstel: verslag van de vorige vergadering 3 juli 2025 vaststellen.

Voorstel: terugblikken op het verloop van informatiebijeenkomsten, commissies en raad. Evt. bijzonderheden en aandachtspunten bespreken.

Suggesties griffier:
Raad 3 juli:
-Raad is goed verlopen.
-Meer direct aanspreken griffier op procedurezaken i.p.v. dit in de openbaarheid te doen. 
-Rol college in de raad. College is te gast. Veel spreektijd. Zelfs interrupties.
-Wethouder die stukken op papier wenst. Niet aan de griffie.
-Voorlezen moties in de pauze. Dit was niet bekend bij voorzitter en griffier. Vraag is ook wat de toegevoegde waarde is.
-Overzicht moties en amendementen. Is door de griffier overwogen. Gelet op aantal en nieuwe wijze van verwerking was de inschatting dat het in iBabs goed bij te houden was. Ook niet terug kunnen vinden bij raad vorig jaar. Wel bij begroting.
-Voorbereiding moties en amendementen raad. Werken met formats bevordert de kwaliteit. Diverse moties en amendementen over geadviseerd (gevraagd en ongevraagd). Het afstemmingsproces onderling is niet aan de griffie.

Voorstel: behandelwijze ingekomen stukken vaststellen en bijzonderheden raad bespreken.

In het bijzonder stilstaan bij de afdoening van brief B122.

Voorstel: de analyse bespreken. Het college, via de voorzitter, te verzoeken om de tijdige afdoening van schriftelijke vragen te bevorderen.

Eén van de gehoorde argumenten om een categorie Overige vragen te hebben is het beeld dat schriftelijke vragen een lange doorlooptijd hebben. De griffier heeft in een vorige vergadering toegezegd een analyse voor te bereiden in het kader van 'uitzicht begint met inzicht'. 

Beeld van de analyse:
- Er worden teveel vragen niet tijdig afgedaan.
- Bij vragen die ruim te laat zijn afgedaan is in alle gevallen een tussenbericht aangeboden. Bij beperkt te laat in de meeste gevallen.
- Er wordt relatief weinig gebruikgemaakt van het instrument schriftelijke vragen. Ter vergelijking: 
Roermond: 2025: 14, 2024: 16, 2023: 25
Altena: 2025: 19, 2024: 41, 2023: 36
Midden-Groningen: 2025: 31, 2024: 50, 2023: 26
Land van Cuijk: 2025 63, 2024: 112, 2023 86

Voorstel: niet openbare stukken voortaan verwerken achter een slotje in iBabs, alleen geheime stukken liggen ter inzage bij de griffie.

Eerder over gesproken en aangegeven dat er een voorstel zou komen.
Voor het inzien van niet openbare en geheime stukken moeten raads- en commissieleden naar het stadhuis komen. De stukken liggen bij de griffie. In iBabs is er de mogelijkheid om stukken achter een slotje te zetten. We maken daar nu al gebruik van voor bijv. de ingekomen stukken. Vanuit het oogpunt van toegankelijke informatie is het niet wenselijk dat steeds een bezoek moet worden gebracht aan de griffie. Ook voor de griffie is dit een extra werkbelasting. Daarom wordt voorgesteld om de niet openbare stukken voortaan te verwerken achter een slotje in iBabs. Voor de geheime stukken blijft gelden dat deze ter inzage liggen bij de griffie. Voordeel is ook dat het onderscheid zo ook direct duidelijker is. Het is overigens mogelijk om bij iBabs een logboek op te vragen van wie een document hebben geopend. Dat is getest. Er volgt dan een uitdraai met gebruikersnamen, datum en tijd. Het op een andere wijze verwerken van de nieuwe openbare stukken wordt gedaan vooruitlopend op een notitie over geheime en niet openbare stukken.

Het wordt dan:
- Achter slotje = niet openbaar / vertrouwelijk
- In de kast bij de griffie = geheim

Voorstel: vergaderschema 2026 (variant/optie 2)  vaststellen. Dit onder nadrukkelijk voorbehoud van de verkiezingen 2026. Het vergaderschema aanbieden aan raads-, commissie- en collegeleden, alsmede aan de organisatie. 

Op 8 augustus is het concept aangeboden aan de fractievoorzitters, college, bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs en bestuurlijke besluitvorming. Aan de fractievoorzitters is gevraagd evt. reacties voor 29 augustus kenbaar te maken. Ook het bestuurssecretariaat is daartoe in de gelegenheid gesteld. Op basis van een eerste reactie van de LVR is een tweede variant aangeboden.

Geadviseerd wordt variant 2 vast te stellen.

Mail 8 augustus:
Bijgaand het concept-vergaderschema raad 2026.
De periode na de verkiezingen (18 maart 2026) is uiteraard onder voorbehoud. Mogelijk maakt de nieuwe raad andere keuzes voor wat betreft (de invulling van) het vergadermodel. Ook de data voor introductie nieuwe raad zijn onder voorbehoud van een nog voor te bereiden introductieprogramma. Dat geldt ook voor optionele data (9 april, 21 mei, 28 mei) voor de raadsvergadering waarin de wethouders worden benoemd. Dit is uiteraard afhankelijk van het proces rond de coalitievorming. Toch is het voor de agenda’s (van raads- en collegeleden) handig om data te reserveren.
Ten opzichte van 2025 gewijzigd in de opzet:

• Ook de vergaderingen van auditcommissie en werkgeverscommissie zijn opgenomen in het schema.
• Er zijn reservedata opgenomen. Deze zijn bedoeld voor uitloop raad (conform reglement van orde) en voor het plannen van bijv. werkgroepen. In beginsel is er iedere vergadercyclus een reservedatum opgenomen.
• De data voor fractieoverleggen zijn niet meer opgenomen in het schema. Het schema is hierdoor overzichtelijker. Het is aan de fracties om te bepalen wanneer ze vergaderen. Er zijn in beginsel altijd ‘tussenweken’.
  Vervolg
• Vaststelling vergaderschema staat geagendeerd voor het presidium van 1 september a.s.
• Reageren op het concept kan tot 29 augustus. Evt. opmerkingen worden dan meegenomen naar het presidium.
• Na vaststelling door het presidium wordt het vergaderschema aangeboden aan raad, college en organisatie.
  @Bestuurssecretariaat: graag het vergaderschema bekijken. Indien nodig afstemmen met de collegeleden. Evt. opmerkingen graag voor 29 augustus mailen

En de mail van 21 augustus:
N.a.v. een eerste reactie die ik heb ontvangen het volgende.

Toelichting op de raadsvergaderingen van 9 april, 21 mei en 28 mei
Dit zijn optionele data voor de raadsvergadering waarin het coalitieakkoord wordt gepresenteerd en de wethouders worden benoemd. Dit is uiteraard afhankelijk van het proces rond de coalitievorming. Slechts één van die data wordt dan benut. Of en zo ja welke datum wordt benut, hangt af van het (verloop van het) proces. Er zou ook een hele andere datum uit kunnen komen.

Aantal vergadercycli
In een verkiezingsjaar kun je altijd minder vergadercycli plannen. Kort voor de verkiezingen is het niet wenselijk om nog te vergaderen. De periode na 18 maart staat in het teken van het vormen van een coalitie. Doorgaans gaan commissies/raad pas (inhoudelijk) van start zodra er een coalitie is gevormd en de wethouders zijn benoemd. Wanneer we dan rekening houden met de vakanties, is het voor het zomerreces moeilijk om nog een extra cyclus toe te voegen. Dat zou alleen kunnen wanneer de coalitie zeer kort na de verkiezingen rond is. Na het zomerreces is het mogelijk om één cyclus toe te voegen met een raad op 29 oktober. Zit wel dicht op elkaar en valt dan samen met de voorbereiding van de begroting. Ook vallen de informatiebijeenkomsten dan samen met het VNG congres. Met name voor de dinsdag is dat problematisch. Verplaatsen naar woensdag en donderdag is een optie. Bijgaand een tweede variant van het schema waarin die extra cyclus na het zomerreces is opgenomen.

Vervolg

• Vaststelling vergaderschema staat geagendeerd voor het presidium van 1 september a.s.
• Reageren op de concepten (twee varianten) kan tot 29 augustus. Evt. opmerkingen worden dan meegenomen naar het presidium.
• Na vaststelling door het presidium wordt het vergaderschema aangeboden aan raad, college en organisatie.

Voorstel: terugblikken op de informatiebijeenkomst van 19 augustus jl. en de brief van de werkgeverscommissie bespreken.

De brief van de werkgeverscommissie is op 27 augustus aangeboden aan de leden.

Ook stilstaan bij het al dan niet openbare karakter van de brief.

Voorstel: memo griffier bespreken.

Memo en andere stukken staan achter een slotje omdat het ook om 'bedrijfsgevoelige' informatie gaat.

Voorstel: de commissieleden Mark Arts en Thijs Guffens kunnen hun functie als commissielid pas vervullen zodra ze zijn beëdigd.

Thijs en Mark zijn geen (tijdelijk) raadslid meer. Ze moeten ook weer ‘voorgedragen’ worden als commissielid. De griffier veronderstelt dat de desbetreffende fracties dag beogen. Er zijn twee complicaties.

• D66 heeft geen ‘commissiezetel niet raadslid’ meer beschikbaar.
• Beide commissieleden moeten worden beëdigd alvorens zij hun functie kunnen uitoefenen. Voor de uitvoering van de Gemeentewet dient voor iedere functie opnieuw te worden beëdigd. Zo wordt bijv. een commissielid die raadslid wordt opnieuw beëdigd in die functie. Een beëdiging is gekoppeld aan de functie. Komt wellicht wat bureaucratisch over.
  Geadviseerd wordt vast te houden aan het hetgeen hierover is opgenomen in de Gemeentewet en de verordening op de raadscommissies.

- Griffier: aanleveren verantwoordingen fractievergoeding 2024 (betreft D66, PvdA en CDA).