Presidium

Voorstel: agenda vaststellen

Voorstel: verslag van de vorige vergadering (2 december 2024) vaststellen.

Voorstel: terugblikken op het verloop van informatiebijeenkomsten, commissies en raad. Evt. bijzonderheden en aandachtspunten bespreken.

Voorgesteld wordt dit voortaan als vast agendapunt toe te voegen aan de agenda.

Voorstel: behandelwijze ingekomen stukken vaststellen en bijzonderheden raad bespreken.

De agenda voor de raadsvergadering vloeit voort uit de commissievergaderingen.

Voorstel:
- Alle zittende commissieleden beëdigen in een raadsvergadering.
- Voor 1 mei 2025.
- Ze ontvangen een brief en informatie over vereisten commissielid en integriteit.
- Na 1 mei: de functie kan niet worden uitgeoefend wanneer men niet is beëdigd.
- Voor nieuwe commissieleden die aantreden vanaf 1 februari geldt strikte naleving van verordening en wet. Ze kunnen hun functie pas uitoefenen nadat ze zijn beëdigd. Ze ontvangen informatie van de griffie.
- Richting nieuwe raadsperiode bezien of commissieleden voortaan worden benoemd door de raad en dan ook worden beëdigd.
- De griffier opdracht geven een en ander uit te werken en voor te bereiden.

Eind vorig jaar is de Verordening op de raadscommissies opnieuw vastgesteld. Eén van de nieuwe punten is de beëdiging van commissieleden (niet raadsleden). Hieraan is tot nu toe geen uitvoering gegeven.

Commissieleden worden in onze gemeente niet benoemd maar aangewezen door de afzonderlijke fracties. In de verordening op de raadscommissies is geregeld hoeveel commissieleden een fractie aan mag wijzen. In de verordening is bepaald dat een aantal bepalingen uit de Gemeentewet ook van toepassing is voor commissieleden. Ook de gedragscode raads- en commissieleden is van toepassing. 

Hoe werkt het in de praktijk? De fractievoorzitter wijst een nieuw commissielid aan en maakt dat kenbaar aan de griffie. Het kandidaat-commissielid ontvangt van de griffie een mail. Daarmee wordt het commissielid welkom geheten, geïnformeerd over praktische zaken en wordt gevraagd bepaalde gegevens aan te leveren. Het gaat om persoonsgegevens en bijv. info over nevenfuncties. Het commissielid ontvangt geen informatie m.b.t. het functioneren als commissielid. Denk daarbij bijv. aan de gedragscode en de verordening op de raadscommissies. De gegevens worden niet gecontroleerd (bijv. bij burgerzaken) en er wordt niet getoetst of wordt voldaan aan de vereisten om commissielid te kunnen zijn. Er is geen gesprek of andere introductie. Het is dus in de huidige situatie aan de fracties en de commissieleden zelf om vast te stellen of wordt voldaan aan de vereisten. 

In de huidige situatie gelden er dus 'spelregels' voor commissieleden maar worden deze niet getoetst door de gemeente. Vraag is of dit een gewenste situatie is. Door te toetsen of wordt voldaan aan de vereisten en commissieleden te laten benoemen door de raad, wordt meer gewicht gegeven aan de rol en de positie van commissieleden. Beëdiging krijgt meer betekenis wanneer ook aan het proces van voordracht tot benoeming voldoende gewicht wordt gegeven.

Voorstel: knelpunt bespreken en komen tot een keuze. 

Op 24 april 2025 staat een raadvergadering gepland. Een week later is de (officiële) meivakantie. De week waarin de raad valt geldt als een adviesweek voor de scholen. De scholen in Roermond hanteren twee weken meivakantie. De planning van een raadsvergadering in de meivakantie leidt mogelijk tot knelpunten. 

Er is gekeken naar een alternatief. Er zijn twee opties:
- Voor de meivakantie op 17 april. Nadeel is dat de tussenweek tussen commissies en raad dan vervalt. Er is dus minder tijd om de raad voor te bereiden.
- Na de meivakantie op 8 mei. Valt dan in de week van de geplande informatiebijeenkomsten. Week erop zijn de commissies. Cycli lopen dan door elkaar.
Andere opties zijn er niet.

Voorstel: herijking handreiking actieve informatieplicht temporiseren. 

De handreiking actieve informatieplicht ziet toe op de informatievoorziening tussen de bestuursorganen raad, college en burgemeester. Het gaat enerzijds over de wijze waarop de raad het vragenrecht en de ambtelijke bijstand in kan zetten en anderzijds over wanneer en hoe het college en de burgemeester communiceren met de raad. De herijking van de handreiking staat op de voorraadagenda van de commissie BM. Aanleiding voor de aanpassing zijn wetswijzigingen. Tijdens het proces doet zich de vraag voor of de herijking alleen een vastlegging van de huidige praktijk moet inhouden of dat gekeken wordt of het 'informatieverkeer' tussen de bestuursorganen kan worden verbeterd. Voorzitter en griffier zien daarvoor mogelijkheden. Voorgesteld wordt daarom de herijking te temporiseren en het proces zodanig in te richten dat raad en college hierover met elkaar in gesprek gaan.
Dit wordt voorgelegd aan het presidium omdat het hier (ook) de organisatie van de raad zelf betreft.

Voorstel: de rapporten ter inzage leggen bij de griffie.

N.a.v. een vraag van raadslid Jos Tobben om de rapporten ter beschikking te stellen is eerder in het presidium gesproken over de wijze waarop dat wordt gedaan. Bekeken zou worden of publicatie in het besloten deel (achter slotje) van iBabs mogelijk is. Dit is uitgezocht. De rechtenstructuur in iBabs maakt dat het nu nog niet mogelijk is. Teveel personen hebben toegang. Er wordt gewerkt aan een oplossing. Deze is naar verwachting in Q1 gereed. Voorgesteld wordt daarom de stukken nu ter inzage bij de griffier te leggen:

1. Onderzoeksrapport Nulmeting integriteit gemeente Roermond van 17 juni 2024.
2. Uitvoeringsplan integriteit, diversiteit en inclusie 2024 – 2025 van 26 september 2024.
3. Notitie actiepunten n.a.v. de nulmeting integriteit van 3 oktober 2024.

Voorstel: extra presidium organiseren.

Onder meer voor het bespreken van 'artikel 1' raadzaal. In beeld is maandag 10 februari.