Presidium

Voorgesteld wordt bijgevoegde besluitenlijst van de vergadering van 4 december 2023 vast te stellen.

Geagendeerd op verzoek van fractie DS:
Onze fractie werd gedurende de drie commissievergaderingen in oktober 2023 geconfronteerd met het feit dat er geen uniforme afstemming is tussen de commissievoorzitters t.a.v. een agendapunt dat bij alle drie de commissies geagendeerd is. Wij zijn van mening dat er geen verschil van interpretatie kan zijn t.a.v. de behandeling van één en hetzelfde agendapunt in de drie commissies.

In de Presidiumvergadering van 4 december 2023 is afgesproken een Presidium-app aan te maken. Enkele dagen later is dat inderdaad gebeurd. Leon Coenen heeft gevraagd om doel en gebruik van deze app te agenderen voor het Presidium.

1. In de door het college van B&W vastgestelde P&C-jaarplanning 2024 is voorgesteld om op maandag 3 juni 2024 een bijeenkomst te organiseren voor de technische presentatie van de jaarstukken 2023 en de kadernota 2025. Deze bijeenkomst is nog niet opgenomen in de vergaderplanning 2024. Voorgesteld wordt de bijeenkomst daaraan toe te voegen. Het lukt niet deze presentatie al gereed te hebben voor de "gele" avonden van 28 en 29 mei 2024. Vandaar het voorstel dit op maandag 3 juni 2024 te doen, in de tuinzaal van 18.00 tot uiterlijk 19.30 uur, voorafgaande aan de fractievergaderingen van die avond.
2. Volgens de vergaderplanning 2024 (bijgevoegd) vindt de gezamenlijke commissievergadering over de jaarrekening 2023 en de kadernota 2025 plaats op donderdag 20 juni 2024. Die avond is wethouder Franssen echter verhinderd. Voorgesteld wordt de gezamenlijke commissievergadering te verplaatsen naar maandag 17 juni 2024. Volgens de eerder vastgestelde planning vindt op 17 juni 2024 de reguliere vergadering van de commissie BM plaats, ter voorbereiding van raadsvoorstellen voor de raadsvergadering van 4 juli 2024. De verwachting is echter dat dit maar weinig raadsvoorstellen zullen zijn. Hoofdmoot van de vergadering van 4 juli 2024 zijn immers de jaarrekening 2023 en de kadernota 2024.
Conclusie voorstel:
1. technische presentatie jaarstukken 2023 en kadernota 2024 op maandag 3 juni 2024 van 18.00 tot 19.30 uur;
2. gezamenlijke commissievergadering over jaarstukken 2023 en kadernota 2024 op maandag 17 juni 2024 vanaf 19.00 uur.

In veel raadszalen in Nederland wordt de tekst getoond van art. 1 van de Grondwet. Dat zou ook niet misstaan in de Roermondse raadszaal. In de raadszaal hangt sinds 2014 een staatsieportret van de Koning met zijn gezin. Dit schilderij is gedateerd: de prinsesjes staan er nog op als kinderen maar zijn inmiddels 10 jaar ouder. Burgemeester en griffier hebben het plan om beide zaken te combineren:  een presentatie van art. 1 van de Grondwet in combinatie met een nieuw staatsieportret van de Koning. Over dit plan willen burgemeester en griffier graag van gedachten wisselen met het Presidium.

Bijgevoegd artikel stond in de nieuwsbrief van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden van 8 januari 2024. Dré Peters vraagt zich af of het iets voor de raad van Roermond zou kunnen zijn om te gaan werken met raadsrapporteurs voor enkele belangrijke gemeenschappelijke regelingen. Enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan: 
1. er moet een raadslid zijn die als raadsrapporteur wil fungeren (stukken bestuderen en daarover rapporteren aan de raad);
2. het raadslid dat dit doet moet door de raad geaccepteerd worden;
3. er moet een vergoeding voor de rapporteur mogelijk worden gemaakt.
Nadeel zou kunnen zijn dat de rest van de raad niet meer naar de gemeenschappelijke regeling omkijkt, daar hebben we de rapporteur toch voor?

Sinds januari 2023 zijn er in (vrijwel) elke vergadercyclus beeldvormende Informatiebijeenkomsten. E.e.a. op basis van besluitvorming in de raad van 15 december 2022.

In een overleg (met vertegenwoordigers uit raad, college. ambtelijke organisatie en griffie) op 6 september 2023 heeft een 1e tussentijdse evaluatie plaatsgevonden. Zie bijlage voor het verslag van deze bijeenkomst. De raad is destijds geïnformeerd over de uitkomsten c.q. nadere afspraken.

In het overleg van 6 september 2023 is afgesproken om na ongeveer een half jaar (wederom in dezelfde setting) een evaluatiebijeenkomst te houden en (daarna) ook in de commissie BM een evaluatie aan de orde te laten komen.

Proces-voorstel aan Presidium.
· In april een evaluatie-bijeenkomst met vertegenwoordigers uit raad, college. ambtelijke organisatie en griffie. Griffie bereidt e.e.a. voor.
· Op basis van de “opbrengst” van deze evaluatie-bijeenkomst zal de griffie i.o.m. de Agendacommissie (i.c. de commissievoorzitters en de Bgm./Voorzitter van de raad) een commissievoorstel voorbereiden ter bespreking in de commissie BM.
· Agendering van het commissievoorstel in de commissie BM van 21 mei 2024.

In de raad zitten 31 personen, ieder met zijn eigen karaktereigenschappen en kenmerken. De sfeer in de raad wordt mede bepaald door de manier waarop raadsleden naar elkaar kijken en met elkaar omgaan. In die zin is het belangrijk niet alleen na de installatie van de raad kennis te maken maar ook in de loop van elk jaar een of meerdere gezamenlijke activiteiten te organiseren.  Daarom de vraag: wat gaan we voor leuks doen dit jaar en kunnen we vanuit het Presidium een werkgroepje vormen dat hier eens naar gaat kijken?

Zijn er onderwerpen te benoemen waar de raad een meer kaderstellende rol wil vervullen?

De agenda voor de raadsvergaderingen van 22 februari 2024 vloeit voort uit de commissievergaderingen van 29, 30 en 31 januari 2024. Zijn er daarnaast nog andere onderwerpen die besproken moeten worden in de raadsvergadering van 22 februari 2024?  
Een lijst met de voorgestelde behandelwijze van aan de raad gerichte ingekomen brieven is bijgevoegd. Voorgesteld wordt de behandelwijze van de brieven vast te stellen.